Los Emprendedores que tienen negocios en su mayoría utilizan un ordenador como herramienta de gestión para preparar presupuestos para clientes, pedidos, albaranes y facturar.

Algunos tendrán alguna aplicación de facturación para llevar los documentos de gestión, otros tendrán alguna hoja de cálculo para ello y muchos las harán simplemente con un procesador de textos.

Cuando acumulamos muchos archivos en nuestro ordenador de trabajo y va pasando el tiempo, como organizamos toda está información, lo que comúnmente se hace es acumular archivos en la carpetas Mis Documentos sin ningún tipo de clasificación mezclados con otros archivos de diferente tipo (extensión) que vamos creando o descargando de la Web.

También hay personas que tienen unos escritorios de trabajo donde no cabe un icono más y continuamente les sale un mensaje emergente “que hay iconos sin usar en su escritorio…”, donde encontrar algo es parecido a buscar una aguja en un pajar.

Otra cosa más todavía es que no tienen ni una copia de seguridad de absolutamente de nada. Los pocos que tienen alguna copia de seguridad, la tienen en algún pendrive o en algunos cd’s que están en cualquier cajón o peor, no saben donde pero en algún sitio están.

Este panorama es muy común pero unos son más o menos desordenados y sus archivos importantes no les prestan la atención que se debe tener y en caso de alguna contingencia como la pérdida de datos por fallo en el disco duro del ordenador, y la cuestión es: Y ahorá que?

Pagar costosas recuperaciones de datos o dar por pérdido esos archivos que tanto tiempo y dinero nos ha costado.

El orden es muy importante para cualquier Emprendedor y el sistema informático es una herramienta esencial para nuestro negocio, donde nos ayuda a ser más eficientes y eficaces, por lo tanto un servidor de archivos para nuestros datos es otra herramienta muy útil e imprescindible hoy en día.

“Pero un servidor es muy caro y no soy una gran empresa”, es lo que expresan muchos Emprendedores, pero la cuestión es que los servidores básicos son muy accequibles para todo el mundo y que un Emprendedor que sea autoempleado también lo puede tener.

Tener un servidor de datos en tu negocio trae ventajas como:

• Te da orden en tus archivos de trabajo.

• Sirve como respaldo a copias de seguridad (backups de datos).

• La información queda muy bien organizada en carpetas, bien nombradas y fácil de encontrar.

• Poder acceder a mis archivos desde Internet como mi Nube Privada de Datos  (Private Cloud).

• Unificar la información para hacerla accesible a otros miembros de un equipo de trabajo.

• El coste hoy en día de un servidor es muy bajo.

• Cualquier Emprendedor lo puede tener.

• Copias de seguridad de los escritorios locales y la carpeta Mis Documentos de todas las estaciones de trabajo.

• Automatizar las copias de seguridad y el servidor como repositorio.

• Se puede utilizar aplicaciones de servidor en Software Libre avaratando costes.

Lo ideal de un Servidor de Archivos es que me comparta carpetas o particiones de discos en red local y un servidor FTP para acceso en local y por Internet. (FTP – File Transfer Protocol, es un protocolo de red para la transferencia de archivos entre sistemas conectados a una red TCP, basado en arquitectura cliente – servidor. Desde un equipo cliente se puede conectar a un equipo servidor para enviar o descargar archivos, independientemente del sistema operativo de los equipos).

Hay diferentes implementaciones económicas para un Servidor de Archivos:

Utilizando un ordenador antiguo como servidor fomentando su reciclaje electrónico:

• Utilizar algún sistema operativo Microsoft Windows como XP y compartir carpetas en red e instalar un software servidor de FTP como Filesilla Server.

• Utilizar alguna distribución de Linux como Ubuntu y configurar Samba para compartir archivos, que es compatible con Windows. (Samba es una implementación libre del protocolo de archivos compartidos de MS Windows (antiguamente llamado SMB, renombrado recientemente a CIFS) para sistemas operativos de tipo UNIX. De esta forma, es posible que ordenadores con Linux, Mac OS X o Unix en general se vean como servidores o actúen como clientes en redes de Windows.

• Utilizar software para crear un servidor NAS como FreeNAS que nos proporciona almacenamiento compatible con Windows y servidor FTP y entre sus ventajas se destaca que necesita muy pocos recursos de ordenador. (FreeNas es un sistema operativo basado en FreeBSD que proporciona servicios de almacenamiento en red. NAS son las siglas en inglés de Almacenamiento Conectado en Red  (Network Attached Storage) es un sistema operativo gratuito, open-source y software libre). Más Infomarción.

Conseguir una caja NAS para discos duros que tienen muy bajo coste como los que se pueden apreciar en este enlace.

Estos discos duros son servidores con Linux donde los podemos configurar con un disco o dos de igual capacidad o diferente. La ventaja de que sean de igual capacidad es que podemos configurarlos en RAID que es un sistema de almacenamiento que usa múltiples discos duros en los cuales sus datos se replican, es decir lo que se copia en un disco, el otro también tiene la misma información y la ventaja principal de estos sistemas, es que si un disco falla, lo podemos reemplazar y la información que está en el otro disco vuelve a replicarse de nuevo.

Hay otras implementaciones de Servidores de Archivos que pueden ser más costosas pero los ejemplos presentados aquí son de bajo coste y como objetivo accequibles para el Emprendedor.

En el siguiente vídeo podemos ver na implementación sencilla de un ordenador con Windows XP configurado para compartir carpetas en red. Le faltaría instalarle Filesilla Server.

En este vídeo podemos observar como instalar una versión de Linux Ubuntu e instalar Samba para que sirva de Servidor de Archivos compatible con Windows.

Sr Intelligenius

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Escrito por Sr Intelligenius

Luis Alfonso Gómez es el autor de este blog y su marca personal Sr Intelligenius ayuda a empresas y emprendedores a conseguir sus objetivos de negocio empleando la tecnología, especializado en herramientas Informáticas y Online.
Emprendedor incansable creador de ecosistemas emprendedores.